Délais de conservation des documents comptable
Au sein d’une entreprise, il y a un délai à respecter en ce qui concerne la conservation des documents. Ce délai varie en fonction du type de documents que vous souhaitez conserver. Quoi qu’il en soit, il est bon de préciser que lorsque l’on parle de délai de conservation de document, on parle d’un délai minimal. En outre, pour tous types de documents, la durée de conservation est imposée par des règles strictes qui sont encadrées par la loi. Mais que sont-elles ? Et quels sont les intérêts ? Découvrez les réponses de toutes vos questions dans cet article.
Quelles sont les règles de la conservation des documents comptables ?
Dans le domaine de la conservation de documents professionnels dans une entreprise, le principe est assez simple. En fait, tous les documents se trouvant dans une entreprise que ce soient des documents émis ou reçus doivent être conservés. Il y a de ce fait une date limite de conservation. Cependant, la durée de conservation de tous les documents n’est pas les mêmes. Cela varie principalement en fonction de la nature du document. Toutefois, les délais minimaux imposés par la loi ne signifient tout de même pas que les entreprises ne peuvent pas conserver les documents un peu plus longtemps. Cela est effectivement possible si vous misez sur un archivage complet. Les délais ont été imposés aux entreprises afin que l’Administration puisse réaliser des contrôler à postériori et effectuer des vérifications sur les informations qui ont été déclarées par les sociétés. Par ailleurs, les documents comptables sont également utiles pour servir de preuve dans le futur.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
En deux mots, le Code du Commerce stipule que tous les documents comptables doivent être conservés dans une durée de 10 ans. Cela concerne généralement les livres comptables comme le livre journal, le grand livre ainsi que le livre d’inventaire. Ces documents doivent être conservés dans un délai de 10 ans, depuis la date de la réalisation de la dernière réalisation. Outre les livres de comptables, les comptes annuels comme le bilan, le compte de résultat et annexe ainsi que toutes autres pièces comme le bon de commande et les factures doivent également être conservés pendant une durée de 10 ans. Pour ce qui est des autres documents comme les documents fiscaux, juridiques ou sociaux, les durées sont principalement de 5 ou 6 ans. Ces documents concernent principalement les talons de chèques, les relevés bancaires, les cotisations foncières ou encore les impôts sur le revenu.
Comment optimiser la conservation des documents ?
Étant donné que votre document doit être retenu pendant un long moment, il est préférable de trouver le bon moment pour bien conserver toutes les factures. Il faut éviter la perte des documents pour éviter les problèmes dans le futur. Pour un avenir assuré, le mieux est de miser sur un service de stockage de données en ligne. Le fait d’opter pour une conservation en ligne procure un grand nombre d’avantages comme la limite des risques de perte de dégradation des documents, la simplicité de l’accès et la simplification du partage des documents. Toutefois, vous pouvez également faire la photocopie de tous les documents afin de garder une copie des choses indispensables dans le quotidien.
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