Téléscrétariat- se décharger de l'administratif
Le télésecrétariat désigne l'ensemble des services de secrétariat géré par un secrétaire à distance. Grâce à tous les avantages à tirer de cette prestation, plusieurs entreprises choisissent de confier tout ou une partie de leurs tâches administratives à une secrétaire indépendante ou à un prestataire de services.
Zoom sur les rôles des télésecrétaires
Les télésecrétaires réalisent plusieurs fonctions dont la gestion des documents de l'entreprise en est une. Outre la saisie des données, une télésecrétaire assure aussi la mise en page des documents, la vérification et la correction de leur contenu pour fournir un document prêt à utiliser à son client. L'archivage ainsi et la gestion du courrier font également partie des tâches assurées par la télésecrétaire. Elle prend en charge la réalisation des devis et la relation client avec ou sans gestion d'agenda, selon vos besoins. Elle peut, dans ce cas, s'occuper des relances téléphoniques et de la téléprospection. Certains télésecrétaires proposent même des services de formation permettant à leurs clients de bien choisir leurs futurs collaborateurs.
Grâce aux services d'un secrétaire à distance, l'entreprise aura plus de simplicité à gérer ses activités. En effet, les télésecrétaires sont à la disposition de l'entreprise qui fait appel à leurs services, selon les horaires convenus dans le contrat. Certains prestataires se spécialisent dans un domaine en particulier comme le bâtiment, le secteur de l'immobilier ou encore les secteurs médical et paramédical, tandis que d'autres sont plus flexibles.
A qui s'adressent les prestations d'un télésecrétaire ?
Les services d'une télésecrétaire sont flexibles. Elle peut travailler avec une entreprise ou avec un particulier pour des missions ponctuelles. Certains entrepreneurs choisissent le télésecrétariat pour se décharger de certaines tâches administratives. La grande disponibilité d'une secrétaire expérimentée ainsi que son savoir-faire sont des qualités qui permettent à ses clients de se concentrer sur le cœur de leur activité. De plus, vous n'avez pas besoin d'investir dans des équipements nécessaires à la réalisation de certaines tâches administratives, car ils sont déjà à la charge du télésecrétaire. D'un autre côté, une aide administrative externe permet aussi de mieux gérer les budgets de l'entreprise. Le coût de la prestation est déterminé à l'avance, charges sociales réduites, aucune mauvaise surprise, surtout en cas d'absence d'une secrétaire "in house", réduction des personnes que l'entreprise doit embaucher, gain de temps et de flexibilité.
Il est possible de faire appel à un télésecrétaire dès le lancement de votre activité. C'est l'une des meilleures façons de composer une équipe professionnelle et expérimentée pour gagner en notoriété rapidement. Toutefois, il est aussi possible de faire appel à une télésecrétaire dans le cadre du développement des activités de l'entreprise. Elle peut contribuer à l'amélioration de votre service client en organisant les agendas de vos collaborateurs et en prenant en main tous vos appels. Cela vous décharge déjà d'une importante tâche administrative, car un professionnel restera toujours présent pour répondre aux requêtes de vos clients. Hormis le gain de temps et une meilleure gestion de votre temps et de votre budget, le secrétariat en ligne vous permettra aussi de faire grimper votre image de marque en proposant des prestations de qualité à votre clientèle et à vos futurs collaborateurs.
Voir les indépendants assistante indépendante - office manager disponibles